如何通过创建邮件模板来提高你的效率?

发布日期: 2019-08-26

  如何通过创建邮件模板来提高你的效率?
  企业邮箱
  模板是提高办公效率,避免重复劳动的极好方式。对管理邮箱来说也不例外。根据工作中经常会遇到的情况总结出几个常用的模板,无疑会为你节省下一大笔时间。如果你已经工作了一段时间,可以现在就到自己的已发送邮件文件夹中翻看过去几周发出的邮件,从中找出那些结构类似可以重复利用的内容,建立你的邮件素材库。
  
  此外。邮箱中还有一个容易被人忽视的功能,稍稍改变思路,就能够成为管理这些模板的得力工具。这个功能就是签名档。
  
  签名档,顾名思义是用来在邮件末尾快速嵌入你的签名信息。这些信息通常包括姓名,职位,电话,传真,邮箱地址等。通常大家的签名档中只会保存一两个不同的版本。比如我常用的签名档只有两个:公司内部使用的较短,只保留姓名,部门等基本信息,而对外使用的则包含更多联系方式。
  
  但其实,这样的用法并没有最大限度的发挥签名档的功能。如果你设置过自己的签名档就会发现,其实虽然是专门为储存签名设置的功能,但是实际上签名档并没有字数或格式的限制。你看到的签名设置页面基本上就是一个文字编辑器。
  企业邮箱
  因此,我们可以利用签名档这个功能,储存你的各种邮件模板。由于签名档是邮箱功能的一部分,使用它可以避免打开其他程序所花费的时间,同时也让你省下不少需要记忆模板位置的脑力。