你的收件箱要保持清空状态

发布日期: 2019-08-26

  下面就是最能为你的处理提高效率的好习惯。
  企业邮箱
  我们要对对每封邮件做到当天处理,保持收件箱清空状态
  
  罗马非一日之功,而邮箱里那成百上千封的未读邮件也不是一夜之间积攒起来的。像生活中的很多事一样,如果总是想着“等到有时间的时候再来处理吧”,那些没有被读过的邮件,就会永远的在你的邮箱住驻扎下来,再也挥之不去。
  
  因此,你要尽力达到的状态,就是在结束一天工作的时候,收件箱里空空如也,所有当天的邮件都被处理妥当。这不是一个容易做到的习惯,但是却会给你带来极大的收获。下面将的几个习惯都是围绕如何才能做到邮箱的“日清日毕”来展开的。
  
  当然,这样的要求并不是要你一天到晚盯着邮箱,对新邮件一跃而上。如果这样的话,岂不是本末倒置,把处理邮件当成了本职工作?有人提倡一天当中只打开邮箱一、两次,集中处理邮件,把剩下的时间全部投入到工作中。这是一个好主意,可以帮助职场人保持对重要工作的注意力,避免分心。当然,这样的做法也有负面的作用,比如可能会让你错过采取行动的最佳时机。
  
  折中的办法是将“即时回复”和“定时回复”结合起来使用,对于重要联系人发来的邮件,或者可能含有重要信息的邮件,迅速采取必要的行动。而对其余的邮件,则安排固定的时间集中处理。常用的Outlook平台具备相应的功能帮助我们实现这种安排。
  
  首先,你需要在选项中将邮件送达的桌面提醒关闭。这样你就不会在每次收到新邮件时都被打扰到,因此可以集中注意力在要紧的工作上。
  
  然后,通过上面提到的邮件规则的设置,为重要联系人发来的邮件,或者含有诸如“紧急”、“立刻”等字眼的邮件打开桌面提醒,以便自己在第一时间得到提示对重要的邮件有所行动。
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  最后,你要为自己规定处理其他邮件的时间。频率和时间可以根据自己的工作内容决定。但是建议不要把处理邮件作为早上第一件去做的事情。这样做是因为通常早上的时间,特别是已开始工作的时间,你的脑力最为旺盛,适合用来处理最为棘手、最富挑战的重要工作。电子邮件容易转移你的注意力,使你无法全身心的投入。因此,要避免让检查邮件成为你早上的第一件工作。