对每一封邮件执行4D处理

发布日期: 2019-08-28

  4D是指四个英文单词所代表的动作,它们是:行动(Do),转发(Delegate),搁置(Defer),删除(Delete)。这四个动作涵盖了对任何一封邮件可能执行的动作。这是由美国出版家Michael Hyatt首先提出来的有效方法。
  企业邮箱
 行动
  
  如果在阅读后你发现邮件中含有需要由你来完成、并且可以在很短的时间完成的任务,那么你就要立刻有所行动。比如邮件询问一个简单的业务问题而你刚好手头有现成的资料,或者邮件请你安排出下周面试毕业生的时间。回复一个答案,在日历中创建一个新的会议,这些都可以在几分钟内完成。这种情况下你没有理由做任何拖延。
  
  在这一点上,GTD工作法的创始人大卫·艾伦(David Allen)提出过一个著名的“2分钟法则”,即任何在2分钟内可以完成的事情,都应该立刻着手去做。这是因为对2分钟的事情所作的任何判断、归纳、计划所花的时间都会大于完成它所花的时间,因此除了立刻去做,没有更为有效的方式。大卫甚至自豪的宣布自己为了对2分钟有更准确的概念,曾经一度秒表不离身,准确地记录下那些小事情所花的时间。
  
  我们显然没有必要做到那么极端,1分59秒的事情就立刻动手,2分1秒的事情就束之高阁。但是大卫的道理是说得通的,值得我们在处理电子邮件时借鉴。
  
  转发
  
  如果你发现邮件中提到的工作可以转交给更适合的人,或者可以以更低成本完成的人,则要尽量将任务布置下去。比如审计中经常会遇到核对数字的工作。这件事情一个注册会计师并不能比一个实习生做的更好,但注册会计师的时间成本却往往是实习生的数倍。这样的工作,就需要合理的转交给初级别的员工来完成。以解放出高级别员工的时间来作只能由他们完成的任务。
  
  这种情况下,你也要立刻行动,在原邮件中加入对任务的说明、要求等,同时附上执行任务的人会需要用到的各种信息,告知其寻求帮助的方式,然后转发给适合这项工作的人。在转发的同时,也要记得通过抄送或单独得邮件通知原发件人这件事情已经被转交给他人处理。
  
  对“行动”和“转发”两类邮件处理后,可以把需要备案的原始邮件存入“已处理邮件”文件夹,剩余的则可以删除。
  企业邮箱
  搁置
  
  当邮件中提到的工作必须由你来做,但显然无法在短时间内完成的情况下,把它们暂时搁置起来,放入一个叫做“搁置”的单独文件夹,是使收件箱保持清空的好办法。