怎样处理邮箱文件才更有效率?

发布日期: 2019-08-28

  当邮件中提到的工作必须由你来做,但显然无法在短时间内完成的情况下,把它们暂时搁置起来,放入一个叫做“搁置”的单独文件夹,是使收件箱保持清空的好办法。有人会有这样的疑问,这样搁置起来,岂不是跟在留在收件箱里一回事?这样地疑问不无道理。如果你把“搁置”文件夹当作收件箱的替代品,无论什么样的任务都不分青红皂白的往里装,那显然这样的文件夹与一个邮件堆积如山的收件箱并无区别。但如果在将这样的邮件放入“搁置”文件夹前你做了以下几个步骤,两者的效果则显著不同:
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  首先,你要严格控制放入此文件夹的邮件数量。这就要求你忠实的判断邮件确实不属于可以马上“行动”或进行“转发”的范畴。这一点对于避免“搁置”文件夹成为影子收件箱尤为关键。
  
  其次,你要大致估算完成工作所需要的时间。如果任务对时间的要求超出了你能拿出的时间,就要考虑告知发件人寻求解决办法。
  
  然后,你要在转移邮件前,在代办事项列表中记录这项工作。这样做的目的,一方面是避免邮件一旦落入“搁置”的范畴就石沉大海,另一方面,也是通过这样的记录,判断工作的重要性和紧迫性,分清主次,以便安排随后的处理顺序。
  
  这些步骤完成后,邮件便可以顺利移驾到单独的“搁置”文件夹了。
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