如何写好一封电子邮件?

发布日期: 2019-08-28

  如何写好一封电子邮件?了解了如何管理每天接收到的邮件后,让我们再来看看如何从我们自身做起,写出高质量的电子邮件,减轻电脑另一端我们的合作伙伴处理电子邮件的负担。
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  处理电子邮时很多的负担是因为邮件的词不达意、冗长混乱造成的。真正言简意赅、目的明确的邮件凤毛麟角。也许这是因为,发送一封电子邮件是如此轻而易举的事情,几分钟就能写好一封邮件,而且几乎没有成本,让人们很少能够像以前撰写纸制信件时那样字斟句酌。而工作节奏的不断加快客观上也加剧了毫不“走心”的垃圾邮件的产生。
  
  但是,电子邮件已经成为商业环境中最为重要的沟通方式之一。它如此重要的地位确实应该让人们认识到,写好一封电子邮件的本领,是每一个职场人在入职之初就应该勤加锻炼,尽快掌握的技能。下面的这些建议,相信可以帮助你更快的完成从一个菜鸟到高手的转变。你会注意到,几乎所有的建议,都可以归结到一个原则中去,那就是换位思考,站在收件人的角度,想象收件人收到一封什么样的邮件会更愿意读下去,会更愿意采取行动。掌握了这个原则,你可以发现其实更多的技巧,可以顺手拈来。
  
  是否非要发邮件 - 写邮件之前,想想是否还有更好的沟通方式。有些时候,当面交谈或一通电话比来来回回十几封邮件要有效得多。不要让电子邮件成为你懒惰的工具,只有在真正需要时才选择利用电子邮件进行沟通。
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  分清收件人和抄送人的区别 - 收件人和抄送人同样是邮件的一部分,对这两栏的安排也能够传递大量的信息。一般情况下,约定俗成的规则是,只有收件人一栏中的联系人才是邮件真正发送的对象。也就是说邮件里的话是说给这一栏中的人听的。而抄送栏中的联系人,只是旁听的身份。这种旁听的身份,或许是因为是收件人一栏中联系人的上下级,需要对提及的事情有所知晓,或者是因为邮件中被提到,加入抄送一栏以示礼貌,原因不一而足。这其中微妙的差别,就需要发件人好好的捉摸,是否在收件人和抄送人的安排上给出了与邮件内容相矛盾的信息。